Матричная организационная структура: плюсы, минусы, особенности внедрения
Содержание статьи
Запишитесь на онлайн-экскурсию по системе «Квант»
Поделиться
Ссылка скопирована
https://rus-systema.ru/blog/matrichnaja-organizatsionnaja-struktura
8.12.2023
Анастасия Коновалова
Руководитель отдела предоставления в КВАНТ+
Матричная организационная структура впервые получила широкое распространение в аэрокосмической промышленности США. Компании, такие как NASA и Boeing, столкнулись с необходимостью управлять сложными проектами, которые требовали тесного взаимодействия между разными инженерными, производственными и исследовательскими группами. Концепция матричной структуры показала себя как самый эффективный способ решить подобные задачи.
После успеха в аэрокосмической отрасли концепция матричной структуры начала распространяться в другие сферы и используется сегодня даже такими гигантами как H&M, IBM, Nestle. Давайте разбираться, в чем ее особенности, кому она подойдет, и когда стоит ее внедрять.
Что такое матричная организационная структура
Матричная организационная структура – это модель управления, в которой сотрудники находятся в двойном подчинении: руководителя подразделения (отдела, департамента) и руководителя проекта. Основное преимущество такой структуры в том, что она позволяет работать со сложными комплексными проектами.
Представляется модель в виде матрицы или решетки, где пересекаются функциональная и проектная структуры.
Применение матричной структуры особенно актуально в крупных и многофункциональных организациях, где нужно быстро реагировать на изменения внешней среды и эффективно управлять сложными проектами. Компании с такой моделью управления более гибкие и адаптивные, но требуют четкой организации процессов и хорошо налаженных коммуникаций, чтобы избежать конфликтов и недопониманий из-за двойного подчинения сотрудников.
Давайте рассмотрим, как используется структура, на простом примере. Допустим, на рынке существует компания «TechGlobal», которая занимается разработкой программного обеспечения.
Руководство принимает решение разработать новый продукт, приложение для умного дома. Для работы над этим проектом создается отдельная команда, в которую входят специалисты из разных подразделений компании: разработчики, тестировщики, маркетологи и специалисты техподдержки.
Давайте рассмотрим образовавшиеся роли и схему подчинения:
✅ Назначается проектный менеджер, который несет ответственность за своевременную разработку приложения. Он координирует работу сотрудников, ставит задачи управляет ресурсами проекта, контролирует соблюдение сроков и расходование бюджета.
✅ Помимо того, что каждый специалист подчиняется проектному менеджеру, он продолжает подчиняться своему функциональному руководителю. Разработчик — руководителю отдела разработки, маркетолог — руководителю отдела маркетинга и т. д.
✅ Специалисты выполняют поручения проектного менеджера, а также продолжают следовать общим указаниям своего функционального руководителя. Свои прямые обязанности они могут временно не выполнять или выполнять частично — по договоренности, в зависимости от того, сколько времени занимает новый проект.
5 основных характеристик, отличающих эту модель от других
Двойное подчинение
Как мы уже рассмотрели, в матричной оргструктуре (в отличие от, например, линейной) сотрудники подчиняются одновременно двум руководителям: менеджеру своего функционального подразделения и менеджеру проекта.
Сочетание функционального и проектного подходов
Матричная структура управления сочетает в себе элементы функционального (вертикального) и проектного (горизонтального) управления. Это позволяет компании одновременно поддерживать стабильность основных процессов и гибко реагировать на специфические задачи отдельных проектов.
Эффективное использование ресурсов
Рабочие группы специалистов собираются отдельно под каждый проект. Можно выбрать людей с конкретной специализацией / знаниями / навыками, которые лучше остальных справятся с работой.
Потребность в сильных руководителях
Управление в матричной структуре может быть сложным из-за двойного подчинения и необходимости постоянных координаций между разными подразделениями. Чтобы наладить коммуникации и не допустить конфликты, нужны сильные руководители.
Разграничение полномочий между руководителями
Есть 3 типа матричных структур: слабая (с ограниченными полномочиями у менеджеров проектов), сбалансированная (с равными полномочиями) и сильная (с ограниченными полномочиями у функциональных менеджеров).
Типы матричного управления
Слабая матричная организационная структура
При такой структуре менеджеры проектов наделяются ограниченными полномочиями и в основном выполняют координирующие и консультативные функции. Они могут участвовать в планировании и распределении ресурсов, но окончательные решения чаще всего принимаются функциональными руководителями.
Слабая матричная структура часто используется в организациях, где проекты не являются основной деятельностью или когда они относительно просты и не требуют интенсивного управления.
Сбалансированная матричная организационная структура
В сбалансированной оргструктуре достигается равновесие между полномочиями функциональных менеджеров и менеджеров проектов. Решения по проектам принимаются совместно, ни одна сторона не доминирует над другой.
Сбалансированная матрица позволяет гибко подходить к управлению проектами, сочетая стратегическое видение функциональных менеджеров с оперативным управлением проектами со стороны менеджеров проектов.
Часто используется в организациях, где проекты более сложные и требуют участия нескольких функциональных подразделений.
Сильная матричная организационная структура
В сильной матричной оргструктуре акцент смещается в сторону усиления полномочий менеджеров проектов. Они активно участвуют в принятии решений, касающихся распределения ресурсов, определения приоритетов задач, координации команды.
Руководители функций по-прежнему играют важную роль в обеспечении ресурсами и экспертизой, но их влияние на управление проектами в сильной матрице существенно снижается.
Данная модель подходит для организаций, где проектная деятельность является ключевой, и где требуется глубокая специализация и интенсивное управление проектами.
Систематизация вашего бизнеса
Скачайте «Алгоритм по выходу из рутины» для владельца бизнеса.
Скачайте материал
Отправьте заявку и получите дальнейшие инструкции.
В каких случаях уместна матричная оргструктура?
Многие российские компании уже используют матричную оргструктуру, но не всегда осознанно. Иногда просто потому, что так получилось. Сотрудник выполняет свои прямые обязанности, а в какой-то момент руководитель проекта привлекает его к своим задачам — с этого все и начинается.
И тут нужно понимать, это единичный случай или все-таки лучше строить матричную структуру управления и опираться на нее в долгосрочной перспективе. Рекомендую использовать именно эту модель в следующих случаях:
- Ваша компания работает над сложными проектами, которые требуют совместных усилий нескольких подразделений или людей с разной специализацией и компетенциями. Это могут быть крупномасштабные исследовательские проекты, разработка новых продуктов или услуг.
- У вас крупная (особенно международная) организация: IT-компания, медицинская, инжиниринговая, финансовая или крупное производственное предприятие. Как правило, в этих сферах матричная структура подходит больше, но каждый бизнес индивидуален.
- Динамичная рыночная среда. Если требуется оперативное реагирование на новые тренды и потребности клиентов, матричная структура позволит вашей фирме быть более гибкой и адаптивной.
- Вы одновременно ведете много проектов.
Достоинства и недостатки матричной организационной структуры
Сначала обсудим достоинства:
✅ Гибкость, адаптивность: матричная структура позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям внешней среды, реагировать на новые рыночные требования и интегрировать различные функции и специализации для решения сложных задач.
✅ Эффективное использование ресурсов: поскольку сотрудники могут участвовать в разных проектах, ресурсы (включая человеческие) используются более эффективно, общая производительность растет.
✅ Сокращение нагрузки на ТОПов. Особенно в сбалансированной и сильной матричных структурах ТОП-менеджеры могут разгрузиться и делегировать принятие некоторых ключевых решений менеджерам проектов.
✅ Результаты в разных проектах и направлениях.
✅ Тесное сотрудничество и взаимодействие разных департаментов и специалистов.
Теперь о минусах.
Основная причина, из-за которой владельцы российских компаний опасаются внедрять матричную структуру — страх перед возможными конфликтами. Боятся, что руководители будут перетягивать одеяло каждый на себя. Что сотрудники будут хитрить: срывать сроки, прикрываясь перед одним менеджером, что выполняли задачи от другого. И такие риски и вправду есть. Какие еще риски и недостатки матричной структуры:
❌ Конфликты. Специалисты могут жаловаться на дублирование задач. Руководители — бороться за власть.
❌ Сложность в управлении. Чтобы скоординировать всех менеджеров и все отделы, нужны сильные руководители, как функциональные, так и проектные.
❌ Риск бюрократии. В матричных структурах существует риск увеличения бюрократии и замедления процессов принятия решений из-за необходимости согласования между различными уровнями управления.
❌ Матричная структура требует вовлеченности руководителей и немалых финансовых вложений.
❌ Низкая эффективность в кризис.
ТОП часто задаваемых вопросов о матричной организационной структуре
Матричная организационная структура. В чем суть в двух словах?
Принцип матричной оргструктуры компании в том, что сотрудники находятся в двойном подчинении: руководителя функционального подразделения и менеджера проекта.
Функциональная иерархия: здесь сотрудники подчиняются своему функциональному руководителю. Например, менеджер по продажам подчиняется руководителю отдела продаж. Управленец отвечает за профессиональное развитие сотрудника, его карьерный рост и повседневные задачи в рамках его специализации.
Проектная иерархия: в рамках конкретного проекта сотрудник также подчиняется проектному менеджеру. Этот руководитель управляет проектом, контролирует задачи и отвечает за достижение его целей. Сотрудник выполняет задачи проекта и отчитывается перед менеджером.
В матричной структуре можно формировать команду проекта из каких угодно сотрудников компании, можно собирать людей с разной специализацией, навыками и знаниями. За счет этого работа выполняется быстрее и эффективнее. Из недостатков можно отметить риск конфликтов из-за двойного подчинения и необходимости согласовывать действия с 2 разными руководителями.
Как построить матричную организационную структуру?
Построение матричной организационной структуры требует тщательного планирования и внимания к деталям в плане управления командой. Чтобы внедрение прошло гладко, следуйте плану:
1. Определение ролей и ответственностей. Результат этого этапа — каждый сотрудник понимает свои обязанности как в рамках своего функционального подразделения, так и в рамках участия в проектах.
2. Выбор менеджеров проектов и функциональных руководителей. Выберите квалифицированных менеджеров для управления проектами и функциональными подразделениями. Эти люди должны не только быть высококвалифицированными, но и уметь эффективно управлять командой специалистов.
3. Выбор единой системы коммуникаций. Определите, где будете обсуждать задачи по функциям и по проектам. Для этих целей лучше использовать корпоративный мессенджер или заточенное под это программное обеспечение.
Регистрируйся бесплатно в сервисе «Квант»
Сразу после регистрации создавайте оргструктуру, регламенты, ставьте задачи
Скачайте материал
Отправьте заявку и получите дальнейшие инструкции.
4. Разработка системы управления проектами. Она должна включать планирование, отслеживание хода выполнения задач, измерение и оценку результатов. Если заранее создадите такую систему, вам легче будет координировать работу разных сотрудников и подразделений.
5. Обучение сотрудников. «Продайте» им идею внедрения матричной структуры, объясните плюсы и научите ею пользоваться.
6. Мониторинг и адаптация. После внедрения модели постоянно отслеживайте ее эффективность и будьте готовы к корректировке процессов и подходов в зависимости от возникающих проблем и изменений в бизнес-среде.
7. Управление конфликтами. Разработайте механизмы для разрешения конфликтов, которые могут возникать из-за двойного подчинения и пересечения интересов разных менеджеров.
Сомневаюсь, подходит ли мне эта модель. Когда все-таки стоит задуматься о внедрении матричной структуры?
Внедрение матричной структуры стоит рассматривать в следующих ситуациях:
- Рост сложности проектов. Если ваша компания сталкивается с увеличением числа сложных, мультидисциплинарных проектов, которые требуют совместной работы разных подразделений, это может быть сигналом к переходу на матричную структуру.
- Рыночная среда вашего бизнеса быстро меняется и требует от компании гибкости и способности быстро адаптироваться к новым условиям.
- Быстрый рост, масштабирование. При стремительном расширении бизнеса, в процессе выхода на новые рынки или разработке новых товаров / услуг матричная структура поможет держать под контролем все бизнес-процессы и проекты. Речь, скорее, идет о крупных и международных компаниях.
- Нарушения в коммуникациях между подразделениями, в которых которые приводят к задержкам сроков, низкой эффективности.
- Нерациональное использование ресурсов.
- Внедрение новых технологий, процессов.
Автоматизируем и возьмём под контроль исполнение всех задач до 100%
Для того чтобы реализация вашего проекта проходила как по маслу, мы разработали систему «Квант», которая включает в себя:
- повторяющиеся задачи для автоматизации рутины;
- бизнес-процессы;
- проекты с возможностью создавать шаблоны;
- канбан-доску для фиксации задач отслеживания динамики по ним;
- контроль ваших сотрудников.
Создавайте оргструктуру, делайте компанию прозрачной и масштабируйтесь.
Описывайте повторяющиеся задачи, чтобы ни одна не потерялась и не забылась.
Передайте функцию контроля нашему коммуникатору, и 100% задач будут доведены до логического завершения.
Что ещё почитать по теме
Оставьте заявку на консультацию
Перезвоним вам в ближайшее время и ответим на все вопросы.