Компания ULAN GROUP занимается продажей посуды, электроники, товаров для туристов, автомобилистов, салонов красоты и пр. В команде 5 человек.

Александр Уланенко рассказал, как после ухода партнера из бизнеса он начал внедрять систему удаленного управления командой.

Поначалу мы работали с партнером, все задачи делали самостоятельно. Когда он начал выходить из бизнеса, часть его функций начала переходить на меня, и так как не было регламентов и инструкций, мне пришлось обучаться.

Получается, была схема: ушел сотрудник = ушли знания.

Я решил, что пора систематизировать бизнес, и начал внедрять систему. Моей целью было освободиться от рутины и начать заниматься стратегическими задачами.

Летом 2022 года мы начали работу, и уже после прохождения 1 модуля, через 1.5 месяца, я получил первые результаты.

1. Появилось понимание, как выглядит компания.
Если раньше был хаос, то теперь понятная система. Деятельность компании разделена на секции: склад, финансы, секция маркетплейса (клиентский сервис, закупка товара, продвижение, анализ, поставки и пр), секция администратор. На каждой из них есть ответственный сотрудник.

2. Большинство повторяющихся задач (а их 90%) занесены в систему.
Они начали выполняться без моего участия. Они постоянно на ежедневной / еженедельной / ежемесячной основе формируются и напоминают о выполнении. Например, такие как: ответить на отзывы, оформить поставку, заменить креативы и т.д.

2-м этапом было внедрение регламентов в начале сентября 2022 года. Большинство знаний мы перенесли в регламенты, описали справочную информацию. Такие инструкции позволяют сильно экономить время, так как нет лишних коммуникаций.

То есть, теперь кладовщик, когда у него что-то закончилось, может самостоятельно определить, кому ему нужно написать. То есть он не просто пишет в чат «купите 100 коробок для упаковки». Он уже по регламенту создает задачу на администратора, который занимается закупками и оплатой.

Казалось бы, мелочь. Но такие мелкие задачи теперь не накапливаются и не отнимают время ни у меня, ни у моих коллег, которые состоят в общем чате. И освобожденное время я могу потратить на действительно важные вопросы для развития компании.

Поэтому рекомендую всем попробовать систему удаленного управления, кто хочет освободиться от рутины, описать компанию. Советую также тем, у кого не прописаны регламенты, и при уходе сотрудника новичка приходится обучать с нуля.

А я буду дальше продолжать внедрять новые инструменты системы, на очереди модули о показателях и идеологии. Уверен, еще поделюсь новыми результатами!