Основной вопрос, который был не закрыт — это четко прописанная оргсхема. Мы пробовали ее создавать в Excel, в Miro, в Notion, всячески настраивали те или иные системы, но важна была взаимосвязь с регламентами, с задачами, с должностными инструкциями, в общем, тем, что включает в себя оргсхема.

Плюс был большой вопрос с постановкой задач и контролем их выполнения, даже не столько с точки зрения надзора такого сурового, а с точки зрения чистой необходимости реализации того, что мы обсудили, к чему пришли. Зачастую просто бывало так, что мы вот поделились какими-то мнениями, собрались на собрании, обсудили, на словах договорились, что сделаем, а потом спустя какое-то время выяснялось, что какие-то задачи затягиваются, какие-то вообще забылись просто-напросто.

Ваша система совместила в себе вот эти важнейшие управленческие функции, которые я пытался реализовать в другом программном обеспечении.

Руководители линейного персонала, да и я тоже, занимались по большей части контролем. Это отнимало очень много внимания и энергии, постоянно надо было направлять внимание того сотрудника, который забыл что-либо сделать.

У нас яркий пример был после внедрения вашей системы. У нас задача закрылась буквально за неделю, которая до этого не выполнялась целый год. Она была простая, но очень нужная, и до нее вот как-то не доходили руки, чтобы ее сделать. И первое, что я заметил, это реализацию задачи буквально за неделю без лишних напоминаний, просто на предварительном согласовании с сотрудником, который обязан был ее сделать. Я спросил его, сколько ему понадобится времени, дал ему с запасом, поставил задачу, спустя несколько дней я получил отчет с фото о том, что дело сделано, это было потрясающе.

Мы пытались реализовать эту систему в разных CRM-ках, и также это были различные Google-таблицы, в Notion запрограммировал всю эту систему на ведение проектов, контроль задач, и еще, возможно, какие-то системы тоже использовал.

Но как-то не приживались они. Я думаю, что у каждого владельца, по крайней мере, среднего бизнеса, то же самое происходит.

Я разговариваю со своими коллегами, предпринимателями, спрашиваю, как они создают оргсхему, как ее редактируют, как ведут контроль задач, регламенты и прочее, и зачастую слышу, что никак. Или как-то. Но никак не системно. Поэтому для меня это было действительно открытие. Мы не сразу зашли в «Систему», я нашел какие-то старые переписки и увидел, что 2 или 3 даже года назад у меня был контакт с кем-то из менеджеров компании, тогда почему-то не внедрили, но сейчас я проникся этой идеей, и внедрив ее, убедился в ее эффективности.

Внедрение на удивление прошло легко и приятно. Я действовал по методологии, по определенной инструкции, которая дается на курсе, не встретил практически никакого сопротивления. Когда появлялись какие-то вопросы, они в общем-то улаживались за 1 сессию. Я вот вспоминаю, мы уже работаем полгода, не припомню такого случая, когда бы сказали сотрудники, что система нам не нужна, она нам мешает или затрудняет работу.

Конечно, первый месяц мне приходилось как-то направлять внимание людей, чтобы они привыкли, да и самому тоже надо было привыкнуть к этой системе. Теперь я думаю, что без «Системы» мы уже не сможем, нам так удобно, правда.

Ещё знаете, что отметил бы: мне очень важно, как работает служба поддержки. Это бесценно. Это мгновенная реакция, то есть, ответ долго себя не заставляет ждать.

Вы знаете, сейчас вот век цифровизации, автоматизации, и в связи с этим многие компании, я думаю даже подавляющее большинство, переходят на роботов, на вот этот блок вопросов и ответов. Записывают инструкции и постоянно отправляют пользователя читать, читать и читать, и очень не хватает вот этого человеческого общения. И я тоже нахожу очень ценным то, что остались люди, которые общаются с клиентами. Думаю, что нам всем нравится вот так взаимодействовать, потому что мы создаем, улучшаем программный продукт и улучшаем жизнь вот всех, кто с ним связан, от разработчиков до пользователей.

Во-первых, улучшилась скорость и точность передачи данных, ее сохранение. Мы всегда видим, о чем мы говорили, о чем договорились, кто что из этого сделал, происходит так называемая трансформация информации в материю, и она становится полностью прослеживаемой. Как предприниматель я вам могу с уверенностью заявить, что именно это важно, когда мысли мы превращаем в нечто осязаемое. Точность и скорость передачи информации очень важны.

Следующий момент. Мы, например, завели проект по модернизации CRM-системы. Для каждого улучшения, которое нам требуется, мы создаем задачу. И когда я как-то посмотрел этот проект, увидел, сколько всего сделано по этому вопросу, и это сразу наполняет, вот знаете, вырабатывается дофамин.

Очень приятно, что видны результаты труда, видно, что мы делаем. Это важно и для меня, и для сотрудников, которые над этим работают. Они видят, что вот мы это запланировали, мы это реализовали, и на душе приятно, и пошли дальше. Вот эти микропобеды, микрорезультаты, они поддерживают высокий уровень энергии.

И как раз, когда всё в принципе в одном месте, не нужно по каким-то другим источникам, так скажем, лазить, смотреть.

Сотрудники отнеслись к системе с радостью и пониманием, что им это надо, что это поможет улучшить работу всей компании, что у нее такой дружеский интерфейс, не угловатый, не чисто вот табличный, а дружелюбный в меру и без каких-то лишних ненужных фишек. Он какой-то выдержанный.

Также понравилось то, что не надо держать в голове или на каких-то там дисках информацию, ссылки. В общем, пришло успокоение по поводу того, где какая хранится информация. Ее можно быстро находить и перемещать из одного места в другое. И кстати, важный момент, который я для себя увидел: «Система» мне как руководителю дает возможность донести до сотрудников, как они могут расти, перемещаться в другие отделы.

Мы объясняем так. У тебя есть функция, за которую ты сейчас отвечаешь, ты её описываешь так, чтобы понятно любому, и тогда мы находим нового сотрудника, а ты перемещаешься на другую функцию, которая, возможно, уже тоже описана. Поэтому человек охотнее остается в компании, даже если он хочет сменить профиль деятельности.

В нашей компании возможно все. У нас, например, есть реальный кейс, когда фасовщица пошла в бухгалтеры. То есть, она работала фасовщицей, побежала куда-то там увольняться, а я говорю: «Постой, вот, у нас есть оргсхема, есть вот такие-то функции, которые видны, у нас есть бухгалтер, который хочет стать финансовым директором, с ней мы, в свою очередь, договорились, что она опишет функционал, который выполняет, найдет туда людей, которые будут делать функции, которые нельзя не делать, а она в это время пойдет туда, куда ее зовет душа».

Понимаете, вот это один из важнейших плюсов «Системы», и он дает свои плоды. Поэтому спасибо большое, это такой вот инсайт, я его увидел и стал реализовывать.

На сегодняшний день мы пользуемся системой, ну, чуть меньше полугода. Пока, я думаю, рано говорить о выходе из «операционки» совсем, мы сейчас наполняем систему информацией, редактируем должностные инструкции, описываем функции, выполняем регламенты. То есть, мы сейчас шлифуем систему и перебираем, так сказать, нашу команду, потому что кто-то остается, ему нравится, чьи-то взгляды пошатнулись, и мы сейчас занимаемся настройкой системы.

Я думаю, нам еще полгодика точно понадобится, чтобы вот выложить всё туда в такой форме, чтобы люди быстрее входили в должность, лучше понимали, что от них ожидается, и им работалось интереснее и легче.

Да, я и так рекомендую вас каждому своему знакомому предпринимателю, потому что уверен в этой системе. Разговаривая с другими предпринимателями, я знаю, что они испытывают, вот, каждый основатель. Это на самом деле большая проблема вот у нас в России, зачастую мы находимся между системной Европой и вальяжной Азией, и у нас не хватает вот этой системности.

«Система» как раз и помогает посмотреть на бизнес более системно и более спокойно на него реагировать, поэтому я рекомендую это каждому. И вообще лучше внедрять систему, если это возможно, с самого начала. Прописывать, прописывать, прописывать, это все равно придется сделать, лучше раньше чем позже.