Николай — руководитель компании «Фабрика-кухня "Вкусно"» в городе Томске. Компания занимается производством готовой еды и её реализацией через магазины, службы доставки. На момент нашего знакомства в штате компании было 140 сотрудников.

Год назад Николай посмотрел ролик про «Систему» на Youtube и загорелся. Сейчас он окончил внедрение базовой систематизации и готов поделиться результатами.

Ежедневно Николаю приходилось выполнять до 30 личных задач и ещё около 50 держать на контроле. Чаще всего ставил задачи устно, потом устанавливал напоминания в телефоне, чтобы позвонить и проконтролировать их выполнение. Это занимало всё его время. Эффективность была низкой, задачи постоянно терялись.

До знакомства с «Системой» проходил обучение в Evolution Management. Там узнал, как работает системная компания, как создавать организационно-функциональную схему, что нужны должностные инструкции для сотрудников. Не хватило главного инструмента — программы, с помощью которой всё это заработает.

Пробовал использовать разные CRM и Trello. Сотрудники не приняли эти инструменты. Своими усилиями перенёс туда часть задач, какое-то время они выполнялись, но вскоре сам перестал пользоваться программами.

Итак, с какими запросами Николай подошёл к внедрению: нужна была помощь в контроле выполнения задач, хотел повысить исполнительскую дисциплину и автоматизировать работу компании.

Часто предприниматели, когда проходят обучение и хотят внедрить новый инструмент, говорят: «Ну... через неделю начну! А лучше через две. Вот только срочные дела закончу и тогда точно займусь». Потом забывают или откладывают на долгий срок.

Обучение в «Системе» предполагает полное погружение со строгими дедлайнами. Уже через неделю нужно создать первые повторяющиеся задачи и провести презентацию перед сотрудниками.

После презентации сотрудники были готовы перейти на новый формат работы, но восприняли это без воодушевления, без азарта. Начали использовать систему, но эффективность не росла: задачи или не принимались в работу, или постоянно передвигались.

Николай понимал, что это волшебный инструмент, нельзя допустить, чтобы сотрудники его не приняли, и собрал их повторно спустя некоторое время. Послушал возражения, объяснил, что для него, как для руководителя, это незаменимая программа: невозможно одному человеку держать по 80 задач в голове.

Договорились, что с руководителями теперь все коммуникации будут проходить в сервисе, а остальные, если, например, сидят в одном офисе, могут продолжать ставить задачи устно.

Сейчас многие тоже оценили возможности программы и стали активно добавлять задачи.

Других сложностей на этапе внедрения не было: интерфейс программы оказался простым в использовании, только понадобилось некоторое время, чтобы разобраться с мобильным приложением. Теперь можно легко ставить задачи, даже не находясь на рабочем месте.

Николай почти перестал заниматься операционной деятельностью. Появилось много свободного времени, которое он тратит на развитие компании. В ближайшее время собирается модернизировать HR-отдел, проходит новое обучение.

Отмечает большие изменения в эмоциональном состоянии. «До внедрения был потухший взгляд: такой взрослый человек, который перестал верить в чудеса» . Не было энергии, ничего не хотелось, накопилась усталость.

Теперь появились силы, азарт, желание развивать бизнес. Главное – высвободилось время.

Пришло осознание, что внимание – это основной ресурс.