Ольга Мельничук
Предприниматель
«У меня появилось свободное время, мне стало легче дышать»
ДО ВНЕДРЕНИЯ:
- проблемы с организацией и контролем задач: они записывались на листочках и в чатах, терялись, вызывали путаницу в работе;
- трудности в коммуникациях между сотрудниками;
- руководители тратили много времени на контроль и управление задачами.
ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ:
- все задачи теперь систематизированы и собраны в одной системе, их легко отслеживать и управлять;
- сотрудники начали эффективнее распределять свои усилия и время;
- улучшились внутренние коммуникации;
- руководители теперь меньше времени тратят на микроменеджмент, что позволяет сосредоточиться на стратегическом планировании и развитии бизнеса.
О компании
У Ольги ювелирный бизнес, компания занимается продажей изделий из серебра на маркетплейсах, существует 4+ года, есть офис в Москве и Костроме. В Москве работает 10 сотрудников, в Костроме около 150. Ежегодный оборот по одному из маркетплейсов больше 100 млн. руб.
Пообщались с Ольгой, это собственник бизнеса, и Натальей, это руководитель отдела продаж. Они вместе занимались внедрением системы удаленного управления командой, а сейчас делятся честной обратной связью о работе с нами.
Скажите, пожалуйста, с какими проблемами вы сталкивались до внедрения системы удаленного управления командой?
Наталья: Большая была проблема, в том, что мы всё писали на листочках.
Ольга: А у меня вот такая проблема, видите? Здесь на листочке, там на листочке, хотелось собрать все в одно место и не думать, где я это записала. Или в чатах чтобы что-то найти нужно было все перелопатить.
Наталья: Да, терялось, вы знаете, забывала бывало. Неизбежно что-то терялось, но чаще мы старались контролировать, да. То есть, процентов 90 всех задач никуда не исчезали, но просто это тормозило процесс, потому что в какой-то момент про это именно забывала. Потом: «А, точно, вот это не сделали», быстренько начинаешь поднимать... Ну, в общем, вот такой был каламбур.
Кто в вашей компании занимался контролем?
Ольга: Изначально я как руководитель. Потом, когда я Наталью сделала руководителем отдела продаж, естественно, она уже. Я только коммуникацию с Натальей поддерживала, разузнавала у нее, что там да как у нас в отделе.
Наталья: Мы еще до внедрения вашей системы классно выстроили взаимодействие между собой. Получается, Ольга — владелец бизнеса, я — руководитель отдела продаж, и мы стали собирать команду потихоньку, и для меня это тоже было развитие. Сначала нанимали людей, а дальше уже распределяли задачи.
И у нас уже получается работа выстроена так: я иду к Ольге, и мы обсуждаем какие-то там глобальные вещи, и, соответственно, если нужно, она дает добро, согласовывает. Ну, как и во всех компаниях. Есть шеф, главный, который всё согласовывает, но она у нас не шеф, мы её по-другому зовём :) Самый классный директор! Вот, да, это все должны знать, что такие существуют директора.
И у нас уже получается работа выстроена так: я иду к Ольге, и мы обсуждаем какие-то там глобальные вещи, и, соответственно, если нужно, она дает добро, согласовывает. Ну, как и во всех компаниях. Есть шеф, главный, который всё согласовывает, но она у нас не шеф, мы её по-другому зовём :) Самый классный директор! Вот, да, это все должны знать, что такие существуют директора.
Ольга: А у меня самая лучшая команда в мире!
Наталья: Мы очень стараемся, потому что у нас политика, знаете: мы большую часть времени проводим на работе и хочется, чтобы люди хотели сюда идти, чтобы атмосфера в офисе была располагающая, и, соответственно, нам ещё надо расти и масштабироваться.
У нас есть моменты, с которыми мы сталкиваемся: у нас сотрудники не все принимали работу в системе, и нам пришлось пойти навстречу им, отключить их от программы, быть более лояльными. Мы, конечно, всё равно их вернём обратно, но уже через согласие. Ситуации разные, хорошо, но тем не менее мы за нормальные, здоровые отношения.
У нас есть моменты, с которыми мы сталкиваемся: у нас сотрудники не все принимали работу в системе, и нам пришлось пойти навстречу им, отключить их от программы, быть более лояльными. Мы, конечно, всё равно их вернём обратно, но уже через согласие. Ситуации разные, хорошо, но тем не менее мы за нормальные, здоровые отношения.
«Большая была проблема в том, что мы всё писали на листочках.»
До внедрения системы у вас была внедрена оргсхема, регламенты?
Наталья: Негласно. Мы понимали, кто за что отвечает. Была тема, что, грубо говоря, это отдел контента, а это отдел продаж, мы понимали кто под кем стоит, кто за что отвечает. То есть, мы это все понимали всегда.
Ольга: Но ничего не было зафиксировано нигде.
Наталья: Да. Ну, мы начинали так, у Оли сначала Лена была, потом я появилась, мы как домашняя компания были. Знаете, такие все, вот, в тапочках меховых на работе, а потом, конечно, когда стали расти, сотрудников стало больше, тут уже как-то рефлекторно ты начинаешь думать про какую-то систему CRM. Конечно, еще год назад возникали разговоры, но год назад нам это вообще было неактуально, три коллеги было, и все.
Ольга: А потом уже летом мы уже поняли, что нам даже не хватает этого, надо бегом что-то делать, собирать.
Наталья: Да, стали спрашивать уже, но мы не спешили, не было такого, что надо срочно. То есть, у нас все так органично к нам приходит, в наш бизнес. И потом получилось, что про вас узнали, сначала я, кстати, разговаривала с вашими менеджерами, потом оставили эту идею, ушли, у нас там не сезон начался, а потом вот Ольга Алексеевна уже дала разрешение. А еще у нас финансисты есть, и они нам подсказали, что вашу систему удаленного управления стоит внедрить.
Поскольку финансисты на удаленке работают, у них много общения с другими компаниями, и вот нам рассказали, и мы о вас узнали по сарафанному радио. Самая такая крутая реклама, причем мы про вас вообще не слышали.
Поскольку финансисты на удаленке работают, у них много общения с другими компаниями, и вот нам рассказали, и мы о вас узнали по сарафанному радио. Самая такая крутая реклама, причем мы про вас вообще не слышали.
«Мы даже пробовали регистрироваться в разных CRM-ках, даже пробовали там что-то создавать, но вообще не пошло».
Расскажите, пожалуйста, как у вас проходило внедрение, были ли какие-то сложности?
Наталья: Для нас лично с Ольгой Алексеевной это было классно, это было прям «вау».
Ольга: Да, когда проводили собрание с сотрудниками, все вообще абсолютно адекватно восприняли, мы все смеялись, улыбались, рассказывали, какая замечательная система удаленного управления, и все хорошо, и внедрили.
Наталья: Есть моменты, допустим, вот, я говорила уже на совещании пожелание: мне бы хотелось, чтобы когда берешь задачу в работу, она автоматически шла бы сразу не на 15 минут, а на рабочий день сотрудника.
Какой вы получили результат?
Ольга: У меня действительно появилось свободное время, мне стало легче дышать, я стала более спокойной в плане того, что у меня раньше была немножко паника, что я не всегда в курсе, что внутри компании творится. Сейчас я спокойно зайду, посмотрю (это не каждый день происходит), всё увижу, всё, у меня душа поёт, у меня паники нет.
Вы молодцы на самом деле и команда ваша хорошая, в плане того, что на любой вопрос всегда быстрый ответ. Нет такого, что ждёшь долго, всегда помогаете. Всегда идёте навстречу.
Очень хотелось бы ещё Веру отметить, которая вела обучение. Интересно, что она пьёт, что у неё такая нервная система, чтобы на все наши вопросы всегда с улыбкой отвечает, и у неё не один мускул не дрогнет, это просто отдельное спасибо. Ну, просто очень хочется её похвалить от души, она не отбила желание заниматься, наоборот, на все наши дебильные вопросы она отвечала с душой, открыто. Спасибо Вере и вашим руководителям. Обучение прошло очень легко, очень быстро, без затрат большого количества времени.
У нас сейчас много работы. Мы регламенты написали только потому, что обучение проходили. Будет огромным плюсом после Нового года то, что работы немножко поменьше будет, мы начнём активно писать регламенты, и уже будет чётко прописано, кто что делает, и как.
Плюс порядок теперь. Ты действительно делаешь те вещи, которые обычно забываешь.
Появилась системность, дисциплина, плюс отчётность. Мне очень нравится: я вижу, как девочки друг с другом коммуницируют, вижу все, что они делают. Не дёргаю Наталью, не спрашиваю, а сама захожу и вижу.
Вы молодцы на самом деле и команда ваша хорошая, в плане того, что на любой вопрос всегда быстрый ответ. Нет такого, что ждёшь долго, всегда помогаете. Всегда идёте навстречу.
Очень хотелось бы ещё Веру отметить, которая вела обучение. Интересно, что она пьёт, что у неё такая нервная система, чтобы на все наши вопросы всегда с улыбкой отвечает, и у неё не один мускул не дрогнет, это просто отдельное спасибо. Ну, просто очень хочется её похвалить от души, она не отбила желание заниматься, наоборот, на все наши дебильные вопросы она отвечала с душой, открыто. Спасибо Вере и вашим руководителям. Обучение прошло очень легко, очень быстро, без затрат большого количества времени.
У нас сейчас много работы. Мы регламенты написали только потому, что обучение проходили. Будет огромным плюсом после Нового года то, что работы немножко поменьше будет, мы начнём активно писать регламенты, и уже будет чётко прописано, кто что делает, и как.
Плюс порядок теперь. Ты действительно делаешь те вещи, которые обычно забываешь.
Появилась системность, дисциплина, плюс отчётность. Мне очень нравится: я вижу, как девочки друг с другом коммуницируют, вижу все, что они делают. Не дёргаю Наталью, не спрашиваю, а сама захожу и вижу.
Наталья: Заметила даже в нашей коммуникации с Ольгой, что нет лишних вопросов, даже вот между нами, потому что Оля видит, что там по работе, что там с акциями, с ценами, какие-то определенные артикулы или ещё что-то. Плюс система сама нам подсказывает, что сделать.
Какая идея вам больше всего запомнилась?
Наталья: У меня это повторяющиеся задачи, которые приходят ко мне два раза в день, например, они прилетают, и ты реально не думаешь об этом. Конкурентов посмотреть, например, раз в две недели. Или подчёркивать там какие-то фокусные артикулы, это прилетает, напоминает, и ты действительно в фокусе.
В системе есть все задачи, и иногда ты открываешь: так, на сегодня ничего нет, и ты себя в течение дня более свободно чувствуешь, правда, потому что нет вот этой вот ужимки. Плюс ко всему, все задачи повторяющиеся они, как правило, самые такие главные, они расписаны по времени. Какие-то в течение недели нужно сделать, какие-то в течение дня, в течение месяца, и у тебя не горит. И ты на лайте, реально. Ты знаешь, что тебе в среду придёт одна задача, в четверг после встречи с финансистами придёт другая задача, в пятницу такая, и ты планомерно как бы всё делаешь.
Мне очень понравилась функция, что задачу можно поставить с датой отложенной. Мне нужно сделать, допустим, через полгода, и я уже знаю, что мне через полгода задача прилетит, когда мне нужно будет о ней подумать.
В системе есть все задачи, и иногда ты открываешь: так, на сегодня ничего нет, и ты себя в течение дня более свободно чувствуешь, правда, потому что нет вот этой вот ужимки. Плюс ко всему, все задачи повторяющиеся они, как правило, самые такие главные, они расписаны по времени. Какие-то в течение недели нужно сделать, какие-то в течение дня, в течение месяца, и у тебя не горит. И ты на лайте, реально. Ты знаешь, что тебе в среду придёт одна задача, в четверг после встречи с финансистами придёт другая задача, в пятницу такая, и ты планомерно как бы всё делаешь.
Мне очень понравилась функция, что задачу можно поставить с датой отложенной. Мне нужно сделать, допустим, через полгода, и я уже знаю, что мне через полгода задача прилетит, когда мне нужно будет о ней подумать.
Порекомендовали бы систему другим предпринимателям?
Ольга: Однозначно, конечно, не то, что порекомендовали бы, мы уже всем рассказываем. С моей точки зрения, систему удаленного управления стоит внедрять компаниям где-то от десяти человек. Наверное, когда меньше, нет смысла. Также это зависит от компании в целом. У кого-то там два сотрудника, и до систематизации надо приплыть, дойти, тут каждому своё.
«У меня действительно появилось свободное время, мне стало легче дышать.»
Хотите так же?
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных.