До внедрения «Системы» самая насущная проблема была — это постоянно напоминать о каких-то вещах своим подчинённым. Соответственно, вещи могут быть совершенно разные, начиная с того, что надо обслужить дорогущую печь и заканчивая тем, что необходимо не забыть выдать зарплату и прочие моменты.

Также была проблема с накоплением и сохранением полезной информации, которая помогает нашей компании работать более слажено, более быстро, без сбоев, которая позволяет новых сотрудников эффективнее внедрять на должность, проще говоря, база знаний. Долго мы тыкались-мыкались, и в Яндексе пытались базу знаний использовать, и в каких-то Word-документах. Но это было не совсем то, и, соответственно, данная проблема у нас была.

Ну, и третья это отсутствие функциональной схемы, до использования «Системы» у нас такой штуки не было, но всегда были мысли, что очень классно было бы визуализировать структуру компании, чтобы каждый человек понимал зону своей ответственности. Чтобы каждый знал, что он должен делать, а что не должен. Были постоянные проблемы, например, сотрудник отдела закупки занимался такими вещами как разработка барного меню. Ну, то есть, это вообще к нему отношения не имеет, но он этим занимается, зато свою работу не делает.

Во-первых, понравилось, как описывается сама структура компании. Она строится интересным образом, по функциям. То есть, не по должностям каким-то, не по отделам, а именно по функциям. Это позволяет оценивать деятельность сотрудников и масштабироваться.

Во-вторых, система коммуникации, которая не дает не сделать какую-то задачу. Цель у всех одна, и каждое задание приведет к достижению общего результата. Поэтому важно отслеживать выполнение тех или иных задач и напоминать о них, это классный плюс который отличает «Систему» от многих других решений на рынке.

Еще один из плюсов - возможность прописывать повторяющиеся задачи. Для линейных сотрудников ты один раз их вносишь, и они выполняются на постоянной основе без твоего участия. Все-все задачи прописать, конечно, очень сложно, особенно при большом росте, но тем не менее планомерная работа в этом направлении создает такую систему, в которой некоторые задачи начинают сами собой выполняться, и ты про них даже забываешь.

Мы — тёпленькая публика, внедряли на тех людях, которые давно нуждались в этом функционале. Конечно, были сложности, и они есть до сих пор, с некоторыми более приближенными к линейной работе людьми, но опять же это я не скажу что сложность какая-то неразрешимая. Это зачастую сложность не связанная с «Системой», она, скорее, связана с самой задачей. Иногда спрашивают: «Почему я должен это делать именно вот в это время?», «Зачем я должен отчитываться?». Но когда ты садишься с человеком, ему объясняешь, он принимает твою позицию и соглашается.

Саботажа точно не было, возможно, было равнодушие. Но даже самые равнодушные нашли какие-то вещи, которые лично им оказались полезными.

Вот, к примеру, регламенты. Пока что не удалось добиться прямо супер инициативы в плане написания регламентов некоторыми сотрудниками, но при этом они уже начали активно пользоваться регламентами, которые написаны были для них их руководителями. И в этом плане им, конечно, стало легче жить. То есть, раньше чтобы связаться с поставщиком, надо было непонятно где найти эту информацию, сейчас они знают, где её найти. И даже самые безынициативные сотрудники всё равно свои плюсы в этой системе видят. И, я думаю, что через полгода-год все будет так, будто всегда так и было.

По крайней мере в нашей практике любое нововведение окончательно принимается спустя полгода, когда люди забывают, что когда-то было по-другому.

Новых сотрудников пока не приходило к нам, но в любом случае их адаптация будет в разы быстрее, чем была раньше, как минимум потому что новенький придет, мы его на функцию поставим, у него сразу «повторяшки», у него сразу регламенты на изучение приходят. Человек по сути уже будет на 50% готов к полноценной самостоятельной работе.

Больше всего зацепила идея «Где внимание, там результат». Как только ты перестаёшь обращать внимание на какую-то вещь, то хочешь не хочешь она естественным образом будет сыпаться. И так как мы все люди, и у нас время и внимание в том числе ограничено, то автоматизация управления вниманием является такой очень важной вещью. Она по сути решает очень многие проблемы и позволяет тебе отрастить 4-ю руку, 5-ю ногу и быть более продуктивным. Такой продуктивности без вот этого интерфейса ты никогда не добьёшься.

Также понравилось про равноценный обмен. Очень прикольная и применимая штука действительно в отношении новых сотрудников. Когда новый сотрудник приходит, он ещё не равноценно обменивается с компанией, зато уже хочет какого-то сверх обмена в свою сторону. Когда людям это объясняешь, они становятся более спокойными и меньше требуют, понимая, что действительно они не правы в этой ситуации. Но в то же время и компания должна отдавать. В общем, тема обмена вообще классная штука, очень интересная идея.

На данный момент мы вот точку открыли, хотелось бы ещё точку открыть. Сейчас занимаюсь такими вещами как выстраивание процесса, собираю его по кусочкам, имея инструмент, где я могу это всё вообще собирать. Скажем так, описываем эти процессы, запускаем «повторяшки», в общем, делаем так, чтобы управление было в полуавтоматическом режиме.

Время моё освободилось от операционного контроля, банально сегодня «повторяшка» по мойке печей по всем 8 филиалам ушла. Чтобы проконтролировать этот процесс по старой схеме, мне надо было бы созвониться с 8 людьми, потратить с ними время на то, чтобы они мне ещё как-то доказали, что они действительно это вот процесс выполнили. То есть, это, скорее всего созвон по какой-то видеосвязи либо же в Телеграмме в каком-нибудь. Надо не забыть им написать, чтобы они мне отчитались, что они это сделали. А если бы я им сказал самостоятельно передо мной отчитаться, не было бы никакой гарантии, что они бы не забыли самостоятельно отчитаться. А я бы не забыл о том, что они должны отчитаться.

В общем, это замкнутый круг, в котором, так скажем, без вот этой автоматической напоминалки «Системы» куча задач просто не доходила бы до конца в нашей работе раньше. Просто потому, что никто не проверял, не контролировал, забывал.

Да, я однозначно порекомендую «Систему», потому что она универсальна по самой сути. То есть, база, которая здесь предоставляется, она универсальна, самые базовые моменты, потребности она перекрывает, и даже тут если голову включить, можно подстроить ее под себя уже какими-то своими методами.

Ну, и никто не отменял обращение в службу поддержки. Когда ты что-то делаешь, можешь у ребят спросить, что можно улучшить, они в принципе улучшают. На моем примере даже такое было по поводу регламентов, я там жаловался, что мне что-то не нравится, в итоге это пофиксили, сделали, исправили.

По поводу рекомендации еще скажу, мы внедрили «Систему», так скажем, не во все сферы нашей компании. Мы внедрили его только на верхушку. Это те люди, которые высококвалифицированные, адекватные, можно даже сформулировать замотивированные. На линейных сотрудников мы не внедряли, потому что у наших линейных сотрудников настолько повторяющиеся задачи, что каждый день на них «повторяшки» делать нет смысла. Они эти задачи выучили.

При этом, наверное, есть смысл регламентов, регламенты на самом деле на них есть смысл распространять. Но в общем я бы всё-таки рекомендовал это внедрять тем компаниям, у которых есть такие должности, не совсем уж линейные. То есть, на уборщицу, наверное, «Систему» не вижу практического смысла внедрять, а вот на руководителя отдела закупок — да. На бухгалтерию — вообще прекрасно, чтобы не забывали счета оплачивать там, знали, как их оплачивать, имели базу номеров. Чем сложнее должность, тем полезней «Система».

А вот уже по должности в стиле выкинуть мусор, там одно действие, особо там придумывать его и как-то объяснять не надо. Я думаю, что на рынке 95% компаний, которым «Система» будет полезна.

Респект тому человеку, который осмелился взять на себя задачу по оцифровке, программированию, разработке всех идей «Системы», не на словах, а на деле. Что нашёлся тот, кто смог всё дело упаковать в чёткую программу, причём как веб-интерфейс, так и приложение, это непросто. Вот зачастую подобные сервисы они вызывают недоверие по причине так называемого «инфоцыганства». Когда обещают волшебную палочку, с которой, мол, вы горы свернете.

«Система» — это, наверное, решение всех болей всех предпринимателей. Эти боли были проанализированы, были выданы чёткие инструменты, как эти боли победить, это все упаковано в приложение, и теперь это приложение или сайт может приносить реальную пользу. Респект тем людям, которые всё это дело сделали. Спасибо за то, что реализовали, и теперь это может приносить пользу таким как мы.