виктор субботин
Cofee Like
«Я открыл 2 новых бара спустя месяц после внедрения системы, сейчас их 5»
ДО ВНЕДРЕНИЯ:
- 3 кофе-бара;
- в штате 13 сотрудников;
- новые сотрудники сложно адаптировались;
- застой в бизнесе;
- тратил на контроль 95% времени.
ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ:
- 5 кофе-баров;
- в штате 20 сотрудников;
- большинство задач удалось делегировать, высвободить время на развитие, появился полноценный выходной;
- новые сотрудники сразу включаются в работу;
- первые 3 бара стали приносить выручку на 40% больше.
о компании
Виктор — владелец сети кофеен в формате «кофе с собой» Coffee Like в городе Пензе.
Попросили его поделиться обратной связью о работе в нашей системе и рассказать, за счет чего ему удалось достичь таких результатов.
Проблемы в управлении до внедрения системы
Работа кофе-баров была полностью завязана на Викторе. Не были описаны процессы, не было понимания, кто за что отвечает. Сотрудники перекладывали ответственность друг на друга.
На точках были бариста, в офисе помощники, которые помогали решать текущие вопросы. Тем не менее Виктор 95% времени тратил на «операционку». Не было роста, хотелось делегировать хотя бы часть задач.
До внедрения «Системы» у Виктора было 3 кофе-бара и 13 сотрудников. Приходилось круглосуточно решать рабочие вопросы, не было выходных и возможности двигаться дальше.
День Виктора проходил так: 5-6 часов сна, потом быстрее бежать в бар или офис и всё время быть на телефоне. Под конец рабочего дня посещала только одна мысль: «Спрятаться под одеяло, выключить телефон и чуть передохнуть».
На точках были бариста, в офисе помощники, которые помогали решать текущие вопросы. Тем не менее Виктор 95% времени тратил на «операционку». Не было роста, хотелось делегировать хотя бы часть задач.
До внедрения «Системы» у Виктора было 3 кофе-бара и 13 сотрудников. Приходилось круглосуточно решать рабочие вопросы, не было выходных и возможности двигаться дальше.
День Виктора проходил так: 5-6 часов сна, потом быстрее бежать в бар или офис и всё время быть на телефоне. Под конец рабочего дня посещала только одна мысль: «Спрятаться под одеяло, выключить телефон и чуть передохнуть».
«Было тяжело с новыми сотрудниками: приходилось тратить своё время и энергию, чтобы ввести его в систему, а потом слышать: "а мне этого не говорили…"»
Процесс внедрения
Виктор действовал последовательно и с осторожностью. Сначала стал описывать один кофе-бар.
Первые задачи были такие: открыть бар, выложить товар на витрину, протереть витрину.
Стал понемногу добавлять задачи, записывать видеоинструкции, начало получаться:
«Иногда сотрудник делает что-то неправильно просто потому, что не знает как. Для всего нужна инструкция».
Раньше, например, бариста регулярно опаздывали на работу на 3-5 минут. Ввели повторяющуюся задачу – прийти за 15 минут до начала рабочего дня и сделать фотографию – чек принтера. Проблема сразу решилась.
Как только описал функционал бариста, и они стали меньше звонить с вопросами, время освободилось. Виктор потратил его на то, чтобы внедрить «Систему» в другие точки, стал выявлять функции.
Так выглядела его первая организационно-функциональная схема:
Первые задачи были такие: открыть бар, выложить товар на витрину, протереть витрину.
Стал понемногу добавлять задачи, записывать видеоинструкции, начало получаться:
«Иногда сотрудник делает что-то неправильно просто потому, что не знает как. Для всего нужна инструкция».
Раньше, например, бариста регулярно опаздывали на работу на 3-5 минут. Ввели повторяющуюся задачу – прийти за 15 минут до начала рабочего дня и сделать фотографию – чек принтера. Проблема сразу решилась.
Как только описал функционал бариста, и они стали меньше звонить с вопросами, время освободилось. Виктор потратил его на то, чтобы внедрить «Систему» в другие точки, стал выявлять функции.
Так выглядела его первая организационно-функциональная схема:
Всего несколько сотрудников не приняли новый формат работы:
«Отсеялись ленивые, стало только лучше. Зато с новыми ребятами – стажёрами – вообще всё по-другому стало работать. Они смотрели задачи, и мы вместе улучшали описания».
Результаты
Сразу после внедрения «Системы» открыл 2 новых кофе-бара. Большинство функций было уже описано, поэтому новые сотрудники быстро адаптировались.
Отпала необходимость нанимать профессионалов, которые стоят дорого. Теперь любой человек мог встать на функции и выполнять по несколько. Также сократился административный персонал.
За полгода было обработано без внимания Виктора 7293 коммуникаций — задач, обращений. С нарушениями — всего 6.
Отпала необходимость нанимать профессионалов, которые стоят дорого. Теперь любой человек мог встать на функции и выполнять по несколько. Также сократился административный персонал.
За полгода было обработано без внимания Виктора 7293 коммуникаций — задач, обращений. С нарушениями — всего 6.
Стало легче отсеивать неответственных людей — видны просрочки в коммуникациях. Раньше их задачи выполняли бы другие сотрудники, теперь через «Систему» картина стала очевидной.
Первые 3 бара стали приносить выручку на 40% больше.
Виктор наконец-то вырвался из рутины и планирует открыть за год 6 новых точек: «Теперь каждый день что-то новое, и это очень заряжает».
Первые 3 бара стали приносить выручку на 40% больше.
Виктор наконец-то вырвался из рутины и планирует открыть за год 6 новых точек: «Теперь каждый день что-то новое, и это очень заряжает».
Изменилась ли точка зрения на управление?
Конечно, я теперь думаю, как любую задачу сделать системной. Как её описать. Или хотя бы основную часть описать, чтобы понимали другие сотрудники, а позже отшлифовать.
Пользуетесь ли сами сервисом?
Да, создаю автоматически обращения на самого себя в сервисе. Раньше записывал в блокнотах. Позже их распределяю: актуализирую (надо/не надо), делегирую или делаю. Но, главное, не держу в голове.
Хотите так же?
Отправляя заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных.